Slik administrerer du e-posten din i 5 trinn

Epoxydude / Getty Images

Å lære å administrere e-posten din er en overraskende skremmende organisasjonsoppgave fordi du ikke bare kan visuelt organisere e-post; du må lese og berøre hvert dokument for å arkivere eller forkaste. Når det er sagt, er den beste måten å starte å hoppe inn og gjøre det nå.

• Dump the Junk

  

  TEK BILDE / Getty Images

  Reduser mengden e-post du mottar ved å stoppe tilstrømningen av søppelpost.

  Avmeld abonnement på alle kataloger –– ja, alle sammen. Du kan finne innholdet på nettet allerede. De fleste har liten skrift med instruksjoner for å melde deg ut, eller du kan gjøre det online. Å kutte ned mengden søppelpost du mottar, vil redusere tiden du bruker på å administrere posten din. Det er også bra for miljøet.

  Etter å ha meldt deg fra alt, vil postkassen være salig fri for søppelpost på en stund, men den vil sakte begynne å samle seg igjen. Fortsett å fjerne deg selv fra adresselister løpende, eller sett av litt tid hvert halvår for å fjerne navnet ditt fra listene du har blitt lagt til.

• Planlegg det

  

  Fancy / Veer / Corbis / Getty Images

  De fleste sorterer via mail mens de går inn døra etter jobb og stopper ofte i midten for å legge frakken eller vende oppmerksomheten mot hva som er til middag. Motstå trangen til å administrere e-post til du har tid og oppmerksomhet til å gi til denne oppgaven. Her er grunnen til:

  • Hvis du sorterer på vei inn døra, er sjansen stor for at du ikke er forberedt på å administrere e-posten din på det tidspunktet. Du trenger de riktige verktøyene og oppmerksomheten for å bestemme hvordan du skal bruke eller forkaste hvert stykke. Berør aldri et stykke papir mer enn en gang hvis du ikke trenger det. Det er dette som gjør papirstyring så utmattende: Du må lese den hver gang! Vent til du er klar til å administrere og forkaste.

• Bruk riktige verktøy

  

  Foto / stipendiater

  Ha de riktige verktøyene for hånden for å forkaste, resirkulere eller svare på e-posten din. Dette inkluderer:

  • ShredderRecycling binFiling-system og kalender

  Ikke ha makuleringsmaskinen og papirkurven i separate rom. De skal være ved siden av deg mens du jobber slik at du kan ta grep med en gang. På denne måten vil du ikke ha bunker med papir som venter på å bli resirkulert og makulert over hele huset.

• Etabler et system

  

  IPGGutenbergUKLtd / Getty Images

  Det er tre sluttspill for hvert post:

  1. Gjør tiltak med post som trenger oppmerksomhet nå eller etter hvert. Bryt den ned i ytterligere kategorier som arkiv, svar, øyeblikkelig handling osv. Gjenvinne søppelpost som ikke har noen verdi for deg og ingen identifiserende informasjon om den utover navnet ditt. Makul et nytt stykke post som har identifiserende informasjon om det utover navnet ditt. og adresse. Dette vil inkludere personnummer, fødselsdato, tilbud om kredittkort og mer.

• Hold på det

  

  Container Store

  Nå som du har et system nede, må du holde det oppe. Hvis du ikke har tid hver dag til å bruke til å sortere e-posten din, plasser den i en innboks på skrivebordet ditt, i nærheten av inngangspartiet eller i et hjørne på kjøkkenbenken. Planlegg å bruke tid en eller to ganger i uken for å sortere hvert post, slik at du ikke går glipp av noe viktig.