Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
E-post er en av de viktigste måtene folk sender skriftlig kommunikasjon nå, og det er ikke sannsynlig at det noen gang vil endre seg. Det er enkelt, raskt og krever ikke stempel.
Borte er dagene hvor du må vente en uke eller mer på brev eller svar i posten. Det er ikke nødvendig å foreta nødkjøringer til postkontoret for å veie konvoluttene og hente nok frimerker til regninger og brev. Faktisk har mange mennesker aldri engang adressert en konvolutt eller sendt et brev gjennom det amerikanske postkontoret.
E-post har blitt en av de enkleste og raskeste måtene å kommunisere både personlig og i virksomheten. Dette har blitt et slikt fenomen at den stadig pålitelige United States Postal Service sliter med å finne måter å holde seg i virksomheten på.
Det er ingen overraskelse da at e-postetikette, ofte referert til som Netiquette, er et hett tema for den nåværende kulturen. E-post sendes hver dag av en bred del av den amerikanske befolkningen. De fleste virksomheter bruker e-post for å kommunisere med ansatte gjennom dagen. Nesten hver husstand har minst en datamaskin med internettilgang, og i disse husstandene er mødre, pappaer, barn, tenåringer og kanskje til og med besteforeldre, med alle eller de fleste av disse mottar og sender e-post.
Vi lever i et mikrobølgeovn, internettdrevet samfunn, og ingen ønsker å ta seg tid til å skrive et longhand-brev, selv om det er så mye mer intimt og personlig. Fortsatt er det mange omstendigheter der e-posten fungerer bedre enn sneglepost. Her er noen etiketter og ting som du ikke må huske på når du skriver e-postnotater.
- Forberede. Før du begynner å skrive en e-post, enten det er et første notat eller et svar, bør du spørre deg selv hva det er du vil kommunisere. Kort sagt, hva er hensikten din med å skrive? Når du vet det, kan du lese den fullførte e-posten før du sender den ut for å sikre at du har oppnådd målet ditt. Hvis det gjør karakteren, så send den; Hvis teksten er forvirrende, hard eller uklar, bør du kanskje begynne på nytt. Kommunisere. Husk at du kommuniserer med en ekte person som vil motta denne e-posten. Med det i tankene, bør du henvende deg til personen ved navn og være respektfull. Hvis dette er et svar på en mottatt e-post, bør du ta deg tid til å adressere spørsmål eller forespørsler tidlig i notatet. Puste. Vi har alle gjort oss skyldige på et eller annet tidspunkt på å miste vår ro. Hvis du mottar en e-postmelding som irriterer eller opprører deg, må du ikke svare snill. Ta motorveien og svar bare for å bekrefte mottak eller ta litt tid før du svarer, slik at du kan roe ned og svare med en gjennomtenkt melding. Du vil aldri svare på en e-post (eller annen form for kommunikasjon) i sinne. Når vi er sinte pleier vi å si (eller skrive) ting som vi enten ikke mener eller ikke trenger å si. Husk at når e-posten din blir sendt, er den der ute for alltid. Vær gjennomsiktig. Emnelinjen din skal være en sann representasjon av hvorfor du kontakter mottakeren. Bruk setninger som angår emnet på posten. Dette gjelder enten du skriver en forretnings- eller personlig e-post. Hvis du for eksempel skriver en e-post til moren din om besøket hennes neste uke, skal emnelinjen din lese noe som "Ditt besøk." Forskning. Hvis du sender en e-post til et forretningsforbund, er det riktig at du bruker etternavn og tittel. Gjør undersøkelsen og adresser mottakeren riktig. Presidenten for selskapet kan enten tas opp som Mr. Taylor eller President Taylor. Stavekontroll. Bruk av stavekontroll er viktig når du kommuniserer skriftlig. Når du sender et notat fullt av feil, kommuniserer det at du er slurvete eller at du ikke er oppmerksom på detaljer. Forsøk å alltid kjøre stavekontrollen eller bruk et program som automatisk korrigerer. Og les den deretter igjen for å forsikre deg om at ordene du ville bruke ikke ble automatisk korrigert til noe annet. Korrekturlese. Du bør ta de ekstra sekundene eller minuttene som er nødvendige for å kunne lese en korrekt korrektur på e-postmeldingen du planlegger å sende. Ta deg tid til å redigere vanskelige setninger eller plassere manglende tegnsettingstegn. Se etter tone. Noen ganger kan en e-post avvike fra hva du hadde til hensikt. Tonen i e-posten din er veldig viktig og er like viktig som meldingen din. Fordi dette er skriftlig kommunikasjon, bør du sørge for at tonen din er hyggelig og at det er en sann fremstilling av det du vil si. Husk at mottakeren ikke kan høre humringen i stemmen din eller se smilet i ansiktet ditt. Med mindre du ønsker å forordføre alt du skriver, bør du unngå noe språk i e-posten som kan misforstås på noen måte. Vær kort og søt. Forsøk å ikke skrive en roman når du e-post. De fleste ønsker virkelig ikke å lese så mye i en e-post. Hvis e-postadressen nødvendigvis er lang, kan du prøve å hjelpe mottakeren ved å fremheve sentrale begreper, bruke kulepunkter eller oppsummere emnet i åpningsparagrafen. Kommuniser godt. Du vil ikke forvirre leseren din, så ta deg tid til å være tydelig og konsis i forfatterskapet ditt. Hvis du sender en e-post til en venn, kan du være mer uformell i skrivestilen din. Imidlertid, hvis dette er forretningskommunikasjon, bruk riktig grammatikk og unngå å bruke symboler eller emoji som gjør at du fremstår som mindre profesjonell.
E-postkommunikasjon er veldig populært. Ta deg tid til å engasjere den gylne regelen, så kommer du langt mot å være en polert netikettproff.
