Getty Images
Så du har alle disse tingene å gjøre hver dag, og oppgavelisten din er full - hvordan vet du hva du skal gjøre først, andre og tredje?
Stort sett alle føler at de har for mye å gjøre og for lite tid til å gjøre det. Ofte stammer den overveldede følelsen fra en manglende evne til å prioritere alle disse tilsynelatende presserende oppgavene. Hvis du føler at oppgavelisten din vokser lenger for øyeblikket og du ikke en gang vet hvor du skal begynne, kan du identifisere, evaluere og prioritere oppgavene dine her.
1. Lag en liste
Før du prøver å sortere dine forpliktelser i rekkefølge av betydning, ta deg tid til å lage en omfattende liste over alt du trenger eller ønsker å fullføre. Del listen din i seksjoner for forskjellige typer oppgaver. Disse kategoriene kan omfatte:
Daglige eller ukentlige oppgaver
Dette er hverdagslige "to-dos" som kan være personlige (måltidsplanlegging og dagligvarehandel) eller arbeidsrelaterte (ukentlige teammøter.) Hvis du allerede følger en daglig rutine, vil du bli kjent med disse oppgavene; Hvis du ikke gjør det, er dette et godt tidspunkt å lage en. Hva du inkluderer kan variere - noen mennesker vil ikke se behov for å minne seg selv på å sjekke e-post eller kjøpe dagligvarer, men andre vil sette pris på de strukturerte påminnelsene om å utføre visse handlinger på bestemte tider eller på bestemte dager.
Oppgaver med frister
Disse må åpenbart gjøres innen en bestemt dato og krever forberedelse på forhånd. Eksempler kan være et skoleavis som kommer om tre uker eller en fest du planlegger i seks måneder fra nå. Disse slags oppgaver - ofte kalt prosjekter - kan senere deles opp i mindre komponenter - for eksempel kan "skrivepapir" bli delt opp i å lese de aktuelle bøkene, organisere notatene dine, skrive en oversikt, skrive det første utkastet, og så på.
Gjentagende oppgaver
Disse forekommer ikke på en daglig eller ukentlig frekvens, men de er heller ikke engangsprosjekter. Gjentagende oppgaver kan inkludere tannlegeavtaler eller gjøre kvartalsskatter.
Selvmotiverte, nødvendige oppgaver
Dette er oppgaver eller prosjekter som du vet at du må gjøre, men ingen kommer til å gjøre deg. De har sjelden, om noen gang, en innebygd tidsbegrensning. Tenk på å forbedre nettstedet ditt for små bedrifter eller finne en ny leverandør av primæromsorg.
Selvmotiverte, ikke nødvendige oppgaver
Dette er de morsommere aktivitetene som likevel har en tendens til å falle ved veikanten som andre, mer åpenbart nødvendige oppgaver, skarer dem ut. Tenk å lese for glede eller jobbe med hobbyer.
En dagoppgaver
Disse oppgavene henger rundt på bunnen av oppgavelisten eller baksiden av hodet, men de trenger vanligvis ikke gjøres snart, eller noen gang. Eksempel: mal radiatorene dine.
2. Organiser listen
Når du har listet opp alt, kan du finne ut hva du skal gjøre først og organisere timeplanen din. (Hvordan du fysisk gjør dette - på et papirark, en planlegger, en app, en online kalender eller på annen måte - betyr mindre enn at du velger en metode som fungerer for deg og som du vil bruke.) Her er noen kriterier å tenke på:
Presserende eller viktig
Alle oppgavene kan sorteres i en av fire kategorier. Haster og viktige oppgaver bør gjøres først, så snart som mulig; presserende, men ikke viktige oppgaver kan delegeres om mulig, men hvis ikke, bør planen inneholde nok fleksibilitet og ekstra tid til å imøtekomme dem når de dukker opp; viktige, men ikke presserende oppgaver, bør planlegges i god tid på forhånd slik at de ikke blir presserende; oppgaver som verken er viktige eller presserende kan potensielt elimineres, selv om du liker dem, bør de jobbes med tidsplanen din, slik at de ikke blir overfylt av mer krevende forpliktelser.
Vurdere verdi
Du kan bedømme verdien av en oppgave på flere måter. Det kan være om andre mennesker blir påvirket, og hvor viktig disse menneskene er for deg (godkjennelsen av sjefen din og trivselen til barn som er avhengige av deg, er viktigere enn, si, meningene til en gruppe fremmede du var enig i å delta på et møte.) Du kan også tildele oppgaver som du ser på å betale seg på lang sikt, høy verdi, eller som du ganske enkelt synes det er givende.
En referanse du sannsynligvis vil møte når du leser om prioritering av oppgaver er 80-20-regelen eller Pareto Principle, som sier at 80% av effektene kommer fra 20% av årsakene. Dette kan kanskje ikke være sant for deg, men det er en god påminnelse om å identifisere hva du faktisk bruker tid på og hvilken av dine anstrengelser som lønner seg.
Tidspunkt og fleksibilitet
En fungerende plan gir mulighet for endringer og gjenkjenner tidsbegrensninger. Vær realistisk når du prioriterer og planlegger dagene dine. Hvis du er i tvil, må du overvurdere tiden en gitt oppgave vil ta.
Hvis det skal utføres to oppgaver på samme tid, avhenger av hvordan du jobber best. Noen mennesker foretrekker å få den enklere oppgaven ut av veien for å konsentrere seg om den mer komplekse; andre vil føle seg trygge hvis de starter på den vanskeligere oppgaven først, og får gjort alt eller alt av det før de går videre. Husk at du ikke trenger å ta på deg en oppgave eller prosjekt fra start til slutt før du går videre til den neste - med mindre du selvfølgelig synes at det å jobbe på den måten øker produktiviteten.
Begrens dine daglige må-gjøremål til tre på det meste. Dagen kan også inneholde mindre oppgaver som er mer rutinefulle eller av mindre betydning eller haster, men å laste opp på større oppgaver vil sannsynligvis føre til stress og skuffelse.
Husk at prioriteringer kan endre seg - hvis sjefen din trenger at du gjør noe nå, vil antagelig den forrige førsteprioriteten din bli slått ned til den andre. Det er desto mer grunn til å bygge inn mer tid i timeplanen for å gi fleksibilitet.
3. Batchoppgaver
Batching-oppgaver er en av de mest effektive, effektive måtene å få de irriterende, gjør-alt-tiden oppgaver utført. Batching betyr ganske enkelt at du jobber med samme type oppgave om og om igjen før du bytter til noe annet. Det første trinnet er å identifisere oppgaver du gjør om og om igjen, og deretter sette opp en enkel arbeidsflyt for dem å følge. Deretter takler du oppgavene samtidig ved å bruke den arbeidsflyten.
Batching krever å utføre lignende oppgaver som krever lignende ressurser i "batches" for å forbedre effektiviteten og produktiviteten. Her er noen eksempler:
- Betal alle regningene på samme tid Åpne all posten din en gang i uken, og gjør den i stedet for å la den stable opp hver dag og aldri komme til den
Batching lar deg komme inn i et spor som gjør samme oppgave om og om igjen, slik at du ikke trenger å kaste bort tid på å finne ut instruksjoner eller hva du skal gjøre videre.
4. Fjern oppgaver
Når du har listet opp alle oppgavene dine og sortert dem fra det viktigste til det minste, vil det bli klart hvilke oppgaver som er nederst på listen. Disse kan noen ganger delegeres til noen andre, men hvis det ikke er mulig, må du bestemme om du vil planlegge en tid for dem eller eliminere dem.
Du har kanskje oppgaver på listen din som du ikke trenger å gjøre eller til og med ønsker å gjøre, men du følte deg presset til å legge til på et tidspunkt (gå til treningsstudioet, gå på en bokklubb.) Disse kan elimineres helt.
Til slutt er det mulig å ganske enkelt ha for mye å gjøre - hvis du ikke får gjort alt, kan du vurdere arbeidsmengden din for å avgjøre om du bare trenger litt mer praksis på å prioritere eller om du må fortelle noen at du ikke lenger kan fortsette å gjøre en viss oppgave.
