FangXiaNuo / Getty Images
Jobber du for et selskap som har hyppige møter? Lurer du noen gang på hva du skal gjøre og hva som anses som riktig oppførsel på disse samlingene? Frykter du deg for å delta på møtene fordi du er redd for at du kan begå en faux pas som kan sette din stilling eller muligheter for avansement i fare?
Vanligvis forbeholder ledere, teamledere eller bedriftsledere retten til å sette i gang forretningsmøter når de føler behov. Enten det er planlagte arrangementer eller kalles for et bestemt formål, alle som skal delta, må følge riktige retningslinjer for forretningsetikette.
Leder
Før møtet er det viktig å ha alt tilrettelagt, slik at du ikke kaster bort noens verdifulle tid. Du vil at den skal fungere så jevnt og etter planen som mulig, men likevel gi deg tid til spørsmål og tilbakemeldinger om mulig. Nøkkelen er å vise respekt for alle involverte.
Her er noen anbefalte retningslinjer:
- Ha en skriftlig agenda med en logisk sekvens og realistiske tider. Hvis tid og ressurser tillater det, kan du sende kopier til alle som vil delta. Send en invitasjon til potensielle deltakere med så mange detaljer om møtet som mulig, inkludert beliggenhet, starttid, hva de skal ta med, og sluttid. Start med en vennlig hilsen og la alle få vite det når det er greit å stille spørsmål. Ha vann på podiet eller foran rommet og nipp til det mellom temaene eller når noen andre snakker. Du trenger ikke skrive talen din ordrett, men du bør i det minste har kulepunkter i notatene dine. Hvis du ikke gjør det, kan det føre til at du hopper rundt fra et tema til et annet og mister oversikten over hva du trenger å si. Dette kan føre til at du kaster bort tid og lar de fremmøtte lure på poenget med møtet. Vær oppmerksom på deltakernes kroppsspråk. Hvis du ser at folk mister interessen, ta en pause og sjekk deg selv for å forsikre deg om at du ikke gjentar informasjon eller bruker for mye tid på noe som ikke er relevant. Ha noen få anekdoter for å holde møtet interessant. Unngå imidlertid å fortelle upassende vitser som til og med har et snev av sexisme, rasisme eller annet som kan krenke andre. Aldri stjele andres ideer og kalle dem dine egne. Gi alltid kreditt til andre for ideer og vellykkede oppgaver. Mens det er greit å bevege seg litt, ikke tempo frem og tilbake over fronten av rommet. Dette får deg til å virke nervøs. Under spørsmålet og svarperioden, vær stille til personen som spør, er ferdig før du svarer. Hvis du ikke forstår spørsmålet, kan du be ham eller henne om å gjenta det eller forklare spørsmålet ytterligere. Hvis noen virker sinte eller fiendtlige, oppretthold ditt svale og be personen om å diskutere dette med deg på et senere tidspunkt.End møtet tidlig hvis mulig. Det er bedre for det å være kortere enn å miste oppmerksomheten fra de fremmøtte.
Deltakere
Alle som er innkalt til møtet bør delta med mindre omstendighetene ikke tillater det. Hvis du vet om møtet på forhånd, kan du vurdere å ta deg ekstra tid til din personlige pleie for å vise respekt for alle veiledere som deltar. Kle deg passende for forretningsnivået.
Tips om møteoppførsel:
- Hvis du blir bedt om å sende en bekreftelsesmelding, gjør du det så snart du kommer inn på møtet i kalenderen. Vis opp i tide. Kom dit noen minutter for tidlig hvis det er mulig. Sjekk mobiltelefonen din og sørg for at den er stille eller slått av. Du skal aldri sende tekstmeldinger under et møte med mindre lederen ber deg om å få en spesifikk person. Hvis forfriskninger blir servert, er en drikke akseptabel. Med mindre alle andre spiser, vent imidlertid til etter at møtet er over å ta en matbit. Hvis dette er et lunsjmøte, ta maten til bordet og spis den så rolig som mulig og uten å ta hensyn til deg selv. Ikke chatte eller utveksle notater med andre deltagere. Dette er veldig forstyrrende og kan gi inntrykk av at du ikke tar jobben din alvorlig nok til å være nøye med hva som diskuteres. Hvis du blir bedt om, svar så direkte som mulig. Når du ikke vet svaret, ber du om unnskyldning og være ærlig. Ingen svar er bedre enn det gale. Etter møtet, takk foredragsholderen. Ikke søl i møterommet lenger enn nødvendig. Å henge med vil få deg til å virke inaktiv, og du vil ikke at sjefen skal tro at du bruker møtet til å avverge dine plikter.
Møter på en restaurant
Noen ganger kalles det lunsjmøte, og det kan avholdes på restaurant. Selv om dette er borte fra kontoret, må du huske at du fremdeles er på jobb.
Flere møtetips for restaurantmøter:
- Ikke glem bordoppføringen. Håndter uheldige måltider med nåde og god oppførsel. Bruk riktig redskaper. Hvis du er i tvil om hvilken gaffel som følger med hvert kurs, følg personen som leder møtet. Hvis du er på en bufférestaurant, kjenner du til rette for å hjelpe deg. Følg riktige retningslinjer for å spise fingermat.
