Taxi / Portra-bilder / Getty Images
Å forberede seg på å flytte kontor eller virksomhet kan være mye mer komplisert enn å flytte en husstand. Det er viktig å forberede seg og sikre at alt på listen er fullstendig. Bruk denne raske sjekklisten som en guide for å holde firmaet i rute.
Bestem en tidsramme og tidsplan
Å bestemme tidsrammen bør være det første du gjør. Angi datoen da alle ting skal være utenfor kontorområdet, som er den siste utflyttingsdatoen. Du vil sannsynligvis trenge noen dager for å faktisk flytte ut, avhengig av hvor mye du må flytte. Arbeid bakover fra flyttedatoen din og lag en liste over alle tingene du trenger å gjøre før lastebilene kommer.
Tildel oppgaver og opprette et trekkutvalg om nødvendig
Det er lurt å få ansatte involvert i flyttingen tidlig. En flyttekomité kan ikke bare hjelpe deg med å organisere og planlegge flyttingen, men også bidra til å lette overgangen for resten av personalet. La komiteen gjennomgå alle oppgavene og tildele roller etter behov. Når du går videre, må du sannsynligvis legge til oppgaver i listen og sørge for å tilordne oppgaver også - det er bare for mye å gjøre alt selv.
Sett opp en intern og ekstern kommunikasjonsplan
En intern kommunikasjonsplan vil sikre at ansatte blir holdt orientert om flytteplanene, mens en ekstern plan vil holde dine kunder og leverandører oppdatert om forretningsaktivitetene dine under flyttingen, slik at du kan holde virksomheten i drift under overgangen.
Ansett flytteledere
Som ethvert trekk, å ansette gode flytteløp tar tid og bør være en av de første oppgavene på listen. Be en ansatt utvikle en liste over minst fem flyttende selskaper, og sørg for at du undersøker dem grundig før du ansetter. Bestem budsjettet, få tilbud og sammenligne tjenester på tvers av flyttebyråer for å bestemme hvilken du vil ansette.
Ansett profesjonelle pakker
Hvis det bevegelige budsjettet ditt kan støtte ansettelse av profesjonelle pakker, gjør det. Dette vil redde deg og dine ansatte fra å måtte pakke sammen kontorer som er vanlige og ofte de vanskeligste plassene å pakke og flytte på. Ansatte kan bli bedt om å pakke pultene sine eller kontorene, da det også gir en mulighet for personalet å rydde opp i rommene og kvitte seg med ting de ikke trenger å flytte.
Lag en ny kontorplan og layout
Det er her flyttekomiteen din vil være veldig nyttig. Det er alltid vanskelig å flytte inn i et nytt rom, men når du må finne ut hvor alt og alle går, tar det mye tid. Forsikre deg om at du vet hvor hvert møbel blir plassert og at hver ansatt vil sitte. Jo mer detaljert planen er, jo bedre.
Snakk med nåværende leverandører
Å flytte en virksomhet kan bety bytte av tjenesteleverandører. Sjekk kontraktene dine og bestem deg for om du vil bo hos de nåværende leverandørene, eller om du vil se på å bytte. Du må finne ut hva den nye plassen vil kreve når det gjelder telefonlinjer og nettverksinfrastruktur. Snakk med din nye utleier og leverandører for å sikre at du vet hva den nye plassen trenger, så det ikke er et gap i tjenesten. For utstyr du leaser, ta kontakt med forhandleren for å varsle om flyttingen og hvordan du best kan få utstyret deres til det nye stedet.
Hold ansatte oppdaterte og informerte
Et trekk kan være vanskelig for ansatte. Det kan bety en endring i hvordan de pendler og om deres pendling nå er lengre enn før flyttingen. Hvis du flytter til et mindre sted, må personalet vite hvordan kontorer vil bli tildelt og hvordan deres nye plass vil se ut. Ansatte bør informeres på hvert trinn i prosessen. Forsøk å holde en bevegelig plan på kjøkkenoppslagstavlen eller på et annet fellesrom, slik at folk kan se hvordan ting går og hva som forventes av dem som ansatte.
