nirat / Getty Images
Det er vondt med papirhauger, og å administrere et hjemmearkisjonssystem kan være et drag. Du trenger imidlertid å henge på noen dokumenter fordi du aldri vet når du trenger dem.
Hvor lenge trenger du å oppbevare skatter, kvitteringer, kontoutskrifter og andre viktige dokumenter? Hver type dokument er forskjellig, så du vil være sikker på å beholde alt papirarbeidet ditt lenge nok før du fyrer opp makulatoren, selv om du tror du er ferdig med dem.
Vedlikeholde et brukbart hjemmearkisjonssystem
En nøkkel til å lage et brukbart hjemmearkisjonssystem er å begynne å kutte ned mengden papir du mottar. Det kan virkelig redusere mengden papir du må makulere eller arkivere. Dette betyr å kvitte seg med søppelpost, registrere deg for e-regninger og ikke godta flygeblad, kuponger du aldri vil bruke, kataloger du aldri vil lese, eller andre efemera du føler at du trenger å henge på når du kjenner deg virkelig ikke.
Det andre trinnet er å sørge for at du har et godt poststyringssystem på plass. Jo mer effektivt du håndterer e-posten når den kommer inn, jo sjeldnere må du gjøre en stor økt med arkivering, makulering og gjenvinning.
Sett opp et elektronisk system
Å bli kvitt papirarkiveringen ved å sette opp et elektronisk arkiveringssystem vil spare deg for plass og bli kvitt papirrota. I dag gir et elektronisk arkiveringssystem mye mening fordi det er enklere enn noen gang.
For å komme i gang trenger du en skanner og et sted å lagre filene dine: et mappesystem på en datamaskin og en sikkerhetskopi i skyen, samt en ekstern harddisk. Jo flere sikkerhetskopier du har - hjemme og utenfor stedet - jo mer forberedt er du på å grøft haugen med papirarbeid uten å bekymre deg for å miste noe viktig.
Sett opp generelle mapper for forskjellige typer dokumenter (for eksempel husholdning, skatt, auto, fødselsattester osv.) Du trenger ikke å være for presis med lagring av dokumentene siden elektroniske arkiveringssystemer er søkbare.
Deretter skanner du hvert dokument og lagrer det i en mappe i henhold til innholdet. Sørg for å gi hvert et unikt filnavn for å beskrive det, slik at det raskt blir funnet via datamaskinens søkefunksjon. Hvis du legger til datoen på slutten av filnavnet, kan du også skille den samme typen dokument fra forskjellige tidsperioder. For eksempel, i stedet for å kalle verktøyets regning utilitystatement.pdf, kan du navngi utilitystatement-Feb2019.pdf.
Det er også en rekke apper som kan hjelpe deg med å raskt registrere og lagre en rekke dokumenter. Mange kan administreres via smarttelefonen eller nettbrettet, slik at du kan bli kvitt papirer (spesielt kvitteringer) når du ikke er i nærheten av hjemme-datamaskinen.
Oppbevar kopier
For de viktigste dokumentene dine, anbefaler eksperter å oppbevare flere eksemplarer. Det kan bety at du beholder en kopi i skylagring og en annen på en harddisk. Det kan også bety å oppbevare en kopi i den elektroniske arkiveringen og en papirkopi i en brannsikker safe.
Dokumenter som skal lagres for alltid
En rekke dokumenter skal lagres for alltid. Dette er det viktigste du måtte trenge når som helst i fremtiden av mange forskjellige grunner. Å sikre at de oppbevares på et trygt sted og at en kopi er sikker, vil spare deg for mye tid når det trengs.
- Faglige journaler: vitnemål, avskrifter og alt porteføljearbeid som kan brukes i fremtiden når du søker på jobb. Adopsjonspapirer Dåpsattester Fødselsattester Dødesertifikater: Kan være nødvendig for skattemessige formål. Driverens lisenser Anvendelsesjournaler: Eventuelle klausuler, avtaler, disiplinære filer og ytelsesomtaler.Medisinske poster Militære posterPassportPensjons- og pensjonsregisterSosial Security CardsWills
Dokumenter som skal lagres i en viss periode
Se for deg at du har en levetid på kontoutskrifter og regninger som er stablet på skrivebordet ditt. Etter enda et tiår, vil den stabelen sannsynligvis være opprørende stor. Det er mange typer dokumenter - for det meste økonomiske - som du bør oppbevare i en viss periode, men ikke trenger å lagre for alltid. Det kan hende du må referere dem månedlig eller ukentlig for en stund, så blir de bare et annet stykke papir som ligger rundt og skaper rot.
Den vanskelige delen er å vite når du kan bli kvitt denne typen poster. Det er ikke noe godt svar på alt, men anbefalte retningslinjer basert på hva det er:
- Kontoutskrifter: Én månedFakturaer: Ett år for noe skatt eller garantirelatert; alle andre regninger skal makuleres så snart de er betalt. Kredittkortregninger: Makuleres straks når de er betalt. Kvitteringer for hjemmeforbedring: Oppbevar til boligen er solgt. Investeringsposter: Syv år etter at du har stengt kontoen eller solgt sikkerheten. Leiekontrakter: Behold til du har flyttet ut og har mottatt innskuddet ditt fra utleier. Betalinger og betalingsstubber: Ett år, eller til du har mottatt W-2-uttalelsen for det skatteåret. Salgskvitteringer: Behold for garantiens levetid for større kjøp som apparater og elektronikk. For ting som dagligvarer og klær, må du bare beholde kvitteringen til du vet at det ikke trengs å returnere varer. Skattedokumenter: Syv år, inkludert arkivering og alle tilhørende dokumenter som W-2 og kvitteringer. Hold til båten, bilen eller motorsykkelen er solgt.
Hvordan bli kvitt dokumenter
Makulering av dokumenter er den viktigste måten å beskytte deg mot identitetstyveri. Som hovedregel er det visse dokumenter som absolutt bør makuleres. Dette inkluderer alt som har kontonummer, fødselsdatoer, pikenavn, passord og PIN-koder, signaturer og personnummer.
Hvis dokumenter fremdeles er "aktive" - må du holde på dem for referanse - plasser dem i hjemmearkisjonssystemet ditt etter emne. Makul dem bare når de ikke lenger er i bruk.
Hvilke dokumenter som skal makuleres
Når du er ferdig med disse dokumentene og ikke lenger trenger dem, må du gjerne makulere dem:
- Minibanker kvitteringerBankerklæringer kopier av fødselsattester Annullerte og ugyldige sjekker Kredittkortregninger KredittrapporterDriverlisenser (utløpt) Ansettelsesdokumenter som har identifikasjonsinformasjon Utgitt pass og visumInvesteringer kontonummer Juridiske dokumenterInvestering, lager og eiendomstransaksjoner Emner med signatur (leiekontrakter, kontrakter, brev, etc.) BagasjemerkerMedisinsk og tannregisterPapirer med personnummer Passord eller PIN-nummerBetalingskontorer Forhåndsgodkjente kredittkortsøknader Mottak med kontroll av kontonummer, kredittkortnummer eller annen identifiserende informasjonTaksskjemaer Transkripsjoner med identifiserende informasjon Reiserute Reiserute Flybilletter internett osv.)
Alt annet - for eksempel papirarbeid - kan du bare resirkulere. Sørg for å ha et fleksibelt arkiveringssystem slik at du kan holde disse dokumentene i sjakk. Det er også lurt å komme til vane å gå gjennom lagrede dokumenter regelmessig. Forsøk å gjøre dette når du betaler regninger, innleverer skatten eller tar vare på en lignende gjentagende oppgave, slik at du ikke glemmer og papirene dine blir ute av hånden.
